Um Leistungen der Pflegeversicherung zu erhalten, muss ein Antrag bei der Pflegekasse gestellt werden, was zum einen natürlich schriftlich, aber auch telefonisch möglich ist. Die Pflegekasse Teil der gesetzlichen oder privaten Krankenkasse der pflegebedürftigen Person. Auch muss der Antrag nicht von der Person selbst, sondern kann beispielsweise auch durch Familienangehörige, Nachbarinnen und Nachbarn oder enge Bekannte gestellt werden, sofern sie eine entsprechende Vollmacht besitzen. Nach Antragstellung beauftragt die Pflegekasse den Medizinischen Dienst oder andere unabhängige Gutachterinnen und Gutachter, die Pflegebedürftigkeit zu überprüfen und letztendlich den Pflegegrad festzustellen.
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Für alle Medizinischen Dienste ist das Begutachtungsverfahren durch die bundesweit gültigen Richtlinien des Medizinischen Dienstes Bund (MD Bund) zur Feststellung der Pflegebedürftigkeit nach dem SGB XI verbindlich geregelt. Es gibt klare Vorgaben, nach denen der Begutachtungsprozess ablaufen muss. Diese regeln insbesondere die Verhaltensstandards für Gutachterinnen und Gutachter, die umfassende Information der Versicherten und die Durchführung einer Versichertenbefragung sowie das Beschwerdemanagement. Eine Begutachtung wird außerdem in vielen verschiedenen Sprachen angeboten, sodass hier ideal auf die Bedürfnisse und Nöte der pflegebedürftigen Person eingegangen werden kann und diese verstanden werden können.